Das Bürgerliche Gesetzbuch unterscheidet zwischen der Schriftform und der Textform (§126 b BGB). Ein Text ist eine sinnvolle Anordnung von Schriftzeichen. Um die Textform im Sinne des Gesetzes zu wahren, muss der Text auf einem dauerhaftem Datenträger gespeichert werden und der Empfänger muss in der Lage sein, die Mitteilung auf ein eigenes Medium herunterladen zu können. Eine Email, die auf einem Mailserver gespeichtert ist und dort von dem Empfänger abgerufen werden kann, erfüllt die Textform ebenso wie eine SMS, die auf dem Handy des Empfängers gespeichert werden kann.

Ist die Schriftform vorgeschrieben, muß der Text auf ein dauerhaftes, nicht flüchtiges Medium aufgebracht werden und eigenhändig unterschrieben werden. Die meisten Urkunden werden auf Papier vollzogen, es geht aber auch jedes andere dauerhaftes Medium, zum Beispiel eine gebrannte Tontafel.

Entscheidend ist, was in Eurer Vereinsatzung zum Thema Einladung steht. Wenn da steht, die Einladung erfolgt "schriftlich", dann muss der Vorstand alle Mitglieder per Brief einladen. Die Einladung kann aber auch durch öffentliche Bekanntmachung erfolgen, zum Beispiel durch eine Announce im Stadtanzeiger.

Wenn bei Euch eine Überarbeitung der Satzung ansteht, kann ich Euch nur dringend raten, überall das Wort schriftlich durch "Textform" zu ersetzen, damit in Zukunft auch eine Email genügt.